ОГКУ "Государственный архив
Белгородской области"

Новости

18.06.2021 Подведены итоги проекта управления по делам архивов области

Происходящие в России процессы, связанные с интенсивным развитием науки, повышением интереса к ее истории, информатизацией общества, ставят задачу организации высокоэффективной информационной системы поиска документной информации. Архивы представляют собой особую информационную систему и выступают в качестве субъектов информационных процессов. Наряду с комплектованием, учетом и обеспечением сохранности документов, архивы создают и совершенствуют научно-справочный аппарат (НСА) к архивным документам, обеспечивающий общественные потребности в ретроспективной документной информации.

В связи с возрастающим интересом к ретроспективной документной информации наиболее остро встает проблема оперативного обеспечения исследователей информацией о документах, сосредоточенных в Архивном фонде (АФ) Российской Федерации.

Особенно важная задача - создание в архивах системы НСА к документам, представляющей собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных (БД) о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе.

В условиях развития информационных технологий наиболее эффективным для архивов становится создание автоматизированного НСА который, реализуя все функции традиционной системы НСА, предоставляет по сравнению с ней более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Это позволит решить задачу подготовки различного типа справочников по составу и содержанию, созданию справочно-информационных и информационно-поисковых систем по документам фондов государственных архивов области.

Поскольку информационной основой для создания автоматизированного НСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной системы НСА, важное значение приобретает изучение, создание и совершенствование обязательных элементов системы НСА: описей, путеводителя по фондам архива, каталогов, БД.[1]

Опись - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. В описи учитывается как каждое дело, так и дела фонда в целом. Опись является базовым справочником в государственных и муниципальных архивах и осуществляет 2 функции – учетную и информационно-поисковую.

Предоставляя информацию о составе и содержании дел фонда, опись становится источником вторичной информации, основой для создания других типов и видов архивных справочников. На базе описи могут составляться путеводители, каталоги, указатели, обзоры. Качество описей является определяющим условием при создании других типов и видов архивных справочников, входящих в систему НСА.[2]

Основными проблемами при работе с описями, находящимися в государственных и муниципальных архивах Белгородской области являются: заголовки дел, не раскрывающие их содержание, неразборчивое написание заголовков дел, в описях, составленных от руки, большое количество описей в одном фонде.

В Государственном архиве Белгородской области основным внутриархивным справочником научно-справочного аппарата является путеводитель по фондам ОГКУ «ГАБО», составленный в 2005 году. Путеводитель раскрывает состав и содержание фондов ГАБО за период с начала XVIII века по 2003 год включительно, а также информирует о составе фотодокументов и научно-справочной библиотеки архива.

Путеводитель состоит из двух частей. Первая часть составлена по документам до 1917 года и вторая с 1917 года по 2003 год. Объектом описания в данном путеводителе являются фонды, расположенные по отраслевой принадлежности фондообразователя. Внутри разделов характеристики фондов располагаются с учетом ранга и типа фондообразователей, времени существования.[3]

Имеющийся путеводитель требует существенной доработки, так как он не содержит новых фондов, поступивших на хранение в Государственный архив Белгородской области после 2003 г. Некоторые фонды в последнее время были рассекречены, и появилась необходимость включения их в научно-справочный аппарат архива для доступа пользователей архивной информации. Кроме того, путеводитель содержит ошибки и опечатки, в некоторых исторических справках прослеживается неполнота сведений о фондообразователе, а некоторые фонды вообще не имеют исторической справки. В настоящее время деление разделов и фондов путеводителя на дореволюционные фонды и фонды после Октябрьской революции 1917 года уже не актуально, в связи с деилогизацией истории нашей страны.

В ОГКУ «ГАБО» также имеются:

- систематический каталог на бумажном носителе, рубрики которого содержат информацию по всем отраслям человеческой деятельности, включающий свыше 100 тыс. карточек;

- фотокаталог на традиционных носителях на 14332 ед. хр.

-«коллекция фотодокументов» (фотофонд) на 17237 ед. хр.

- именной каталог на 46 фондов личного происхождения.

Данные каталоги составлены по схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР 1978 года, что не отвечает современным потребностям классификационного анализа и организации документов АФ РФ в связи с кардинальными изменениями в социально-политической и экономической жизни российского общества и государства.

В Государственном архиве Белгородской области используются программные комплексы «Архивный фонд» 4.0 и «Элар-Архив», служащие для информирования сотрудников и пользователей архивной информации о составе архивных фондов, описей документов и их учете. Программный комплекс «Архивный фонд» является обязательным для заполнения в структуре архива, но в нем не все исторические справки дают представления о фондах, в связи с тем, что написаны кратко, а некоторые вообще отсутствуют. Программный комплекс «Элар-Архив» практически дублирует «Архивный фонд».

Таким образом, система научно-справочного аппарата Государственного архива Белгородской области несовершенна и требует существенной доработки. Для пользователей возникают определенные трудности в поиске информации, соответствующей их запросам на всех уровнях. На уровне государственных и муниципальных архивов в  определении мест хранения документов, на уровне одного архива - в выявлении фондов, содержащих разыскиваемую информацию, а также поиска информации внутри фонда.

Число пользователей архивной информацией с каждым годом все возрастает. В Государственном архиве Белгородской области в 2005 году архивной информацией пользовались 3394 чел., в 2019 году уже  8191 чел., т. е. прирост составил 141%. Та же тенденция сохраняется и в других архивах области. В Государственном архиве новейшей истории Белгородской области в 2005 году было 4438 пользователей, в 2019 г. уже 10904, что составило 146% прироста. В муниципальных архивах в 2005 г. – 33789 пользователей,  в 2019 – 83855 пользователей, прирост 148%.

Исходя из сложившейся ситуации видно, что поиск информации пользователями - это общая проблема, возникающая в государственных и муниципальных архивах Белгородской области. В связи с тем, что отсутствует единый фондовый каталог о составе фондов государственных и муниципальных архивов, научно-справочный аппарат государственных архивов не систематизирован по настоящий момент, а в муниципальных архивах вовсе не подвергался систематизации.

В 2020 году управлением по делам архивов Белгородской области был инициирован проект «Создание единой базы сведений о составе и состоянии информационно-поисковых систем к фондам государственных и муниципальных архивов Белгородской области». Целью проекта является к 1 июля 2021 года обеспечить открытый доступ к системе научно-справочного аппарата не менее 1270 фондов в 23 государственных и муниципальных архивах Белгородской области.

В ходе реализации проекта были разработаны методические рекомендации «Методические основы работы с научно-справочным аппаратом. В помощь пользователю архивной информацией». 8 июля 2020 года в управлении по делам архивов Белгородской области состоялся семинар-практикум «Вопросы состояния и развития научно-справочного аппарата к документам архивов». На семинаре присутствовали руководители областных государственных и муниципальных архивов, где они ознакомились с методикой составления справочного аппарата по учебным пособиям и изданным архивным справочникам.

С июля по декабрь 2020 г. в государственных и муниципальных архивах Белгородской области проводилась проверка наличия и состава научно-справочного аппарата к фондам. В результате проведенной работы были подготовлены сводные реестры НСА к фондам ОГКУ «Государственного архива Белгородской области», ОГКУ «Государственного архива новейшей истории Белгородской области» и 21 муниципального архива.

В ОГКУ «ГАБО» из 2186 проверенных фондов выявлено отсутствие предисловий к 849 фондам, что составляет 38,84 %, нуждаются в доработке 538 предисловий (24,6%), 128 описей фондов преимущественно дореволюционного периода составлены в рукописном варианте (5,9%), имеют наличие сокращенных слов - 343 описи фондов, список устаревших слов - 30 описей. В ОГКУ «ГАНИБО» из 2084 фондов отсутствуют предисловия к 2041 фонду (97,9%), 1 опись фонда в рукописном варианте, 41 фонд имеет список сокращенных слов. В 21 муниципальном архиве Белгородской области было проверено 1687 фондов и выявлено отсутствие предисловий к 285 фондам (16,89%), 156 предисловий к фондам нуждаются в доработке (9,2%), 172 фонда имеют список сокращенных слов.

С января по март 2021 г. в ОГКУ «Государственный архив Белгородской области» проводилось усовершенствование системы каталогов в соответствии с Единым классификатором документной информации архивного фонда Российской Федерации посредством пересистематизации систематического каталога, фотокаталога на традиционных носителях, «коллекции фотодокументов» и именного каталога. Единый классификатор документной информации – это общая универсальная классификационная схема Архивного фонда Российской Федерации (ЕДКИ). ЕДКИ разработан как универсальный информационно-поисковый язык иерархического типа, специально-предназначенный для классификационного анализа архивной документной информации, содержащийся в документах архивного фонда, не зависимо от носителя информации, времени создания документов и места их постоянного хранения.[4]

В результате проведенной работы было пересистематизировано 100150 карточек систематического каталога по разделам главной и основной таблиц ЕДКИ АФ РФ, 14332 ед. хр. фотокаталога на бумажной основе и 17237 ед. хр. фотодокументов в электронном виде, пересистематизировано 46 личных фондов ОГКУ «ГАБО», персоналии выделены в отдельную рубрику.

В 23 государственных и муниципальных архивах Белгородской области  проводилась работа по корректировке сведений по закладкам «НСА 1» в информационно-поисковой системе базы данных «Архивный фонд Российской Федерации». В ОГКУ «ГАБО» выявлено отсутствие сведений в разделе «Фонд» закладка «НСА 1» «Историческая справка» по 849 фондам. В ОГКУ «ГАНИБО» внесена информация в разделе «Фонд» закладка «НСА1» «Историческая справка» по 43 фондам. В Новооскольском муниципальном архиве в ходе проведения проверки выявлены неточности в разделе «Фонд» закладка «НСА 1» «Историческая справка» по 45 фондам (неполная информация, нет сведений о переименовании). В Ровеньском муниципальном архиве выявлены неточности и внесены исправления разделе «Фонд» закладка «НСА 1» «Историческая справка» по 8 фондам. В Ракитянском муниципальном архиве в разделе «Фонд» закладка «НСА 1» «Историческая справка» выявлены неточности по 29 фондам. В Прохоровском муниципальном архиве разделе «Фонд» закладка «НСА 1» «Историческая справка» выявлены неточности по 2 фондам. В других муниципальных архивах Белгородской области неточности в закладках «НСА 1» базы данных «Архивный фонд Российской Федерации» не выявлено.

В результате выполнения запланированных видов работ по реализации проекта «Создание единой базы сведений о составе и состоянии информационно-поисковых систем к фондам государственных и муниципальных архивов Белгородской области» в  государственных и муниципальных архивах создан реестр описей, позволяющий проследить перспективу для дальнейшего совершенствования НСА, приведены к единообразию систематические каталоги Государственного архива Белгородской области, исправлены имеющиеся ошибки и недочеты в программном комплексе «Архивный фонд». Все описи фондов Государственного архива Белгородской области оцифрованы и включены в систему НСА «Элар-Архив». В конечном итоге создана централизованная база данных «Фондовый каталог», в которую загружены 8222 фонда архивных документов двух областных архивов и 21 муниципального архива. Копия сводной базы данных «Фондовый каталог» направлена в Федеральное Архивное агентство для загрузки в федеральную базу данных «Центральный фондовый каталог».

 



[1] Пономарева О. Б. Методические основы работы с научно-справочным аппаратом в помощь пользователю архивной информации. Методические рекомендации.  Белгород. – 2020. С.2.

[2] Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. М., 2007. – С. 16

[3] Государственный архив Белгородской области: Путеводитель. – Белгород: «Везелица», 2005. – С. 9.

[4] Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. М., 2007. С. 6.